Fonctionnalités AppliTime
Gestion des notes de frais
Rassemblez les dépenses professionnelles, leurs justificatifs et les décisions de validation.
Déclarer une dépense
Après un déplacement, le salarié rassemble les dépenses et les pièces utiles. Le gestionnaire dispose de ces informations pour contrôler la demande et suivre sa décision.
- Créez une note de frais et ses lignes de dépense.
- Associez les justificatifs nécessaires.
- Renseignez les déplacements et les informations kilométriques selon le cas.
Voir ce qui attend un contrôle
Chaque dépense conserve son contexte et ses justificatifs. Le suivi permet de distinguer les dossiers à vérifier, les éléments validés et les informations encore attendues.
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Jeu de démonstration : aucun compte client utilisé.
Suivre le traitement
L’objectif : retrouver les informations utiles au bon moment et répartir les actions entre les personnes autorisées.
- Retrouvez l’état des notes déposées.
- Organisez leur contrôle et leur validation.
- Identifiez les frais à prendre en compte pour le remboursement ou la refacturation.
Un parcours, étape par étape
- 01
Décrire la dépense
Renseignez le contexte et les informations attendues pour chaque ligne. Une dépense de déplacement, un achat et des frais kilométriques ne se documentent pas forcément avec les mêmes éléments. La description doit permettre un contrôle compréhensible.
- 02
Joindre les justificatifs
Associez les pièces utiles à la demande et vérifiez leur lisibilité. Le gestionnaire doit pouvoir rapprocher le justificatif de la ligne concernée, sans reconstituer le dossier à partir de messages séparés.
- 03
Organiser la vérification
Identifiez les personnes autorisées à examiner et à valider. Une ligne incomplète peut demander une précision ; une décision doit être replacée dans le contexte de la note et de la période concernée.
- 04
Suivre les suites de gestion
Après le contrôle, retrouvez les éléments utiles aux étapes de remboursement ou de refacturation. Ces opérations doivent être distinguées : une dépense validée ne prouve pas, à elle seule, qu’un paiement a été exécuté.
Exemple d’usage
Un déplacement avec plusieurs types de dépenses
Un salarié réalise une mission avec un trajet, un repas et un achat nécessaire à l’intervention. Les dépenses concernent le même déplacement, mais leurs justificatifs et leurs règles de traitement peuvent être différents.
Le dossier regroupe les lignes et les pièces utiles. Le responsable vérifie les informations, demande les précisions nécessaires et prend la décision correspondant à ses droits. Les frais kilométriques sont renseignés avec leurs propres éléments de calcul lorsqu’ils sont utilisés.
Le service de gestion retrouve ensuite un dossier structuré pour préparer la suite. Si certains frais doivent être refacturés au client, leur rattachement et les conditions applicables doivent être examinés séparément du remboursement au salarié.
Les questions à se poser
Une validation signifie-t-elle que le salarié a été remboursé ?
Non. La décision de validation et l’exécution d’un remboursement décrivent deux étapes différentes. Il faut vérifier le traitement de gestion retenu par votre entreprise et les informations effectivement disponibles.
Pourquoi conserver les pièces avec les lignes ?
Le rapprochement évite de devoir chercher un justificatif dans plusieurs canaux. Il facilite l’examen de la dépense, surtout lorsque plusieurs achats ou plusieurs périodes se trouvent dans le même dossier.
Peut-on traiter des frais kilométriques ?
Les informations de déplacement et les paramètres de calcul doivent être renseignés selon le cas. La configuration et les règles utilisées sont à vérifier avec les responsables de la gestion des frais.