Fonctionnalités AppliTime
Facturation des temps et devis
Préparez vos devis et vos factures à partir des informations clients, des projets et des activités facturables.
Préparer les éléments à facturer
Le gestionnaire retrouve les activités liées au client, vérifie leur caractère facturable et prépare les documents. Les tarifs, les informations du client et les lignes de facture restent à contrôler.
- Identifiez les heures et activités facturables.
- Renseignez les tarifs et les informations nécessaires au document.
- Retrouvez les devis et les factures par client.
Identifier le temps exploitable pour la facturation
Le volume réalisé et le volume facturable sont deux informations différentes. Dans cet exemple, les lignes de prestation, les quantités et les prix alimentent les totaux HT, TVA et TTC d’un devis ou d’une facture.
Activez JavaScript pour explorer cet aperçu interactif du module.
Jeu de démonstration : aucun compte client utilisé.
Garder un suivi des documents
L’objectif : retrouver les informations utiles au bon moment et répartir les actions entre les personnes autorisées.
- Consultez les lignes et les montants des factures.
- Suivez les états des documents et les envois.
- Examinez les formats et les modalités de transmission adaptés à votre entreprise.
Un parcours, étape par étape
- 01
Vérifier le dossier client
Rassemblez les informations nécessaires à la préparation des documents. Le client, le projet et les paramètres de facturation doivent être cohérents : une erreur de référence au départ peut se retrouver dans les lignes préparées ensuite.
- 02
Préparer le devis
Décrivez ce qui est proposé et vérifiez les quantités, prix et conditions utiles au document. Le devis donne un cadre commercial ; il ne doit pas être confondu avec les activités réellement saisies pendant la mission.
- 03
Examiner les éléments facturables
Retrouvez les activités concernées et contrôlez leur traitement. Toutes les heures d’un projet ne sont pas nécessairement facturables de la même manière. La préparation doit tenir compte des règles et des tarifs retenus.
- 04
Contrôler puis suivre le document
Vérifiez les lignes, montants et références avant les étapes d’émission ou d’envoi. Le suivi du document et des retours disponibles complète la préparation ; un format de fichier ne suffit pas à garantir qu’un destinataire l’a reçu.
Exemple d’usage
Préparer une facture à partir d’une mission
Une équipe a réalisé plusieurs interventions pour un client pendant le mois. Certaines heures concernent le projet principal, d’autres une demande supplémentaire ; une réunion interne ne relève pas du même traitement commercial.
Le gestionnaire examine les activités et les références, puis prépare les éléments à facturer. Il contrôle les prix appliqués, les quantités et les informations du client. Le rattachement aux activités permet de retrouver le contexte de la préparation.
Avant d’utiliser une transmission électronique, les formats, le raccordement et les étapes de suivi doivent être vérifiés pour votre environnement. Il faut distinguer le document produit, son envoi et les retours de traitement du service destinataire.
Les questions à se poser
Les heures suffisent-elles à définir une facture ?
Non. Les conditions de la mission, les tarifs, les quantités et les informations du client doivent être contrôlés. Le temps réalisé apporte une base de préparation, mais ne remplace pas les règles de facturation de l’entreprise.
Un devis et une facture ont-ils le même rôle ?
Le devis décrit une proposition commerciale. La facture relève d’un traitement de gestion distinct. Les références communes aident à rapprocher les documents sans confondre leurs fonctions.
Que vérifier pour une transmission électronique ?
La production du format et le raccordement à un service de transmission sont deux sujets différents. Examinez les modalités effectivement disponibles, les contrôles et les retours d’erreur avant de les utiliser en production.